DE ORGANISATIE VAN EEN VOYAGE SURPRISE

Deze tekst werd opgesteld door president Guill van Lijf in 1986

De "Voyage Surprise" van de Skål Club Limburg heeft een rijke traditie. Uitverkoren te worden tot de organisatie ervan is dan ook een grote eer die men niet vaak genoeg kan ervaren. Traditioneel verdringen zich vooral de jongere leden van de Club om in aanmerking te kunnen komen zich onsterfelijk te maken.
Toch kunnen er slechts twee leden, maximaal 3, per jaar een gooi doen naar beroemdheid.
Aangezien het de bedoeling is dat alle organisatoren ooit beroemd worden, is het gewenst van een aantal zaken kennis te nemen, alvorens zorgvuldig en inventief de organisatie ter hand te nemen.
1. Elke "voyage" kent een aantal vaste elementen:

  • een educatief element, alsmede
  • een cultureel
  • een humoristisch
  • een sportief en
  • een culinair element

2. Bepaalde elementen mogen vaker gebezigd worden, waarbij grote voorkeur uitgaat
naar doublering, resp. vermenigvuldiging van humoristische elementen.

3. Het educatief element heeft bij voorkeur betrekking op het reisvak en zal veelal bestaan uit het bezoeken van een bedrijf of instelling dat nauwelijks of niet bekend is bij het overgrote deel der leden, echter interessant genoeg om er kennis van te nemen.

4. Het cultureel element zal veelal eveneens nauw verband houden met het reisvak,
hoewel dit niet noodzakelijk is.

5. Het humoristisch element kàn uit één evenement of gebeurtenis bestaan, kan echter
ook een rode draad vormen in de organisatie van de hele dag en leiden tot een climax. Het gaat nimmer ten koste van iemand of iets, blijft "binnen de perken" en moet naverteld kunnen worden. Het mag verweven zijn met/in een of meer van de andere elementen.

6. Aan het sportieve element moeten bij voorkeur alle of nagenoeg alle voyage-
participanten kunnen deelnemen. Er is een lijst beschikbaar van alle sportieve evenementen die reeds ooit (eerder) plaatsvonden. Het is de bedoeling dat elk jaar een andere (nieuwe) tak van sport wordt beoefend, liefst in competitieverband.
Bij de beoordeling van de sportieve resultaten mogen (liefst moeten) ook zaken als sportiviteit, collegialiteit, inzet, inventiviteit e.d. mede beoordeeld worden.

Voor de winnaar is een wisselbeker beschikbaar.
De winnaar is verplicht de wisselbeker op zijn kosten te laten graveren met zijn naam, het jaartal waarin de beker door hem werd gewonnen alsmede de tak van sport die leidde tot het winnen van die beker. Hij draagt zorg voor de (goede) instandhouding van de beker gedurende het tijdvak (~ 1 jaar) waarin de wisselbeker aan hem is toevertrouwd. Tevens verplicht hij zich tot het tijdig beschikbaar stellen van de beker aan de organisatoren van de Voyage tijdens het eerstvolgende jaar na verwerving van de beker.

7. Het culinaire element is uiteraard van het grootste belang. De keuze van de plaats waar gedineerd wordt, de naam en faam van de chef, de samenstelling van het menu, de volledigheid ervan en de keuze van de begeleidende dranken vereisen welhaast specialistische advisering en zullen moeten leiden tot goedkeurende reacties van met name het restauratieve gedeelte van het ledenbestand -en zo mogelijk ook van de anderen.
Het met gebogen arm en getuite lippen scanderen van de naam S.K.A.L. gevolgd door het heffen van het glas op de gezondheid van alle skållega's dient in ruime mate het programma te larderen.
De kosten van het totaalprogramma zijn van wezenlijk belang. Rekening dient gehouden met de financiële draagkracht van alle, derhalve ook de zgn.
"rustende" membres, al dan niet "à vie". Overwogen dient te worden of deze “membres à vie” à raison van een reductie-tarief (op basis van een CJP of 65+ pas) tot participatie uitgenodigd kunnen worden. Waar mogelijk wordt rekening gehouden met de mogelijkheden die de mazen der (belasting)wetgeving biedt…
De naam "Voyage Surprise" vereist een strikte geheimhouding m.b.t. het programma en de onderdelen daarvan gedurende de tijd voorafgaande aan de uitvoering. Het laten deelnemen aan slechts een gedeelte van het programma dient te worden vermeden.
Territoriaal zijn er geen restricties verbonden aan de organisatie van de Voyage. Alle gebieden die per alle beschikbare personen-vervoersmiddelen bereikt kunnen worden, zijn toegestaan. Rekening dient gehouden met aan- en afreistijd in geheel Limburg, opdat vertrekpunt en woonhuis op redelijke tijdstippen bereikt kunnen worden.
Organisatoren hebben de leiding gedurende de gehele Voyage. Zij vrijwaren participerende leden van het bestuur van "officiële optredens", nemen de honneurs waar, zorgen voor gewenste representatie en PR en danken medewerkende instanties op gepaste wijze waar nodig, in woord en/of geschrift.
In geval van twijfel, resp. indien externe advisering gewenst is kàn (kunnen) hetzij een of meerdere bestuursleden, hetzij membres à vie "met ervaring" om advies gevraagd worden.

Organisatoren dragen zorg voor tijdige informatie van alle leden over plaats en tijdstip van vertrek, kosten, wijze van aanmelding e.d., bevestiging van reserveringen, incassering van participatie-bijdragen, betaling van rekeningen betrekking hebbende op de organisatie van de Voyage, etc.
Een goede "Voyage" bezorgt de participanten een interessante, humoristische, leerzame, ontspannende, sportieve, recreatieve en smakelijke dag, maar geeft organisatoren ervaring, inzicht, ideeën maar vooral veel genoegen en plezier met óók dié onderdelen die, bij nader inzien1niet voor uitvoering in aanmerking komen.

Comments